در سال های اخیر، واژه «پروژه» یا «پیمانکاری» بیشتر از سال های گذشته شنیده می شود. علاوه بر این، پروژه های کاری روز به روز در حال گسترش هستند و افراد زیادی از این طریق درآمد کسب می کنند. برای تعریف حسابداری پروژه یا پیمانکاری لازم به ذکر است که یکی از زیر مجموعه های رشته حسابداری محسوب می شود و دارای کاربرد ها و مزایای متعدد می باشد. پروژه های پیمانکاری دارای جزئیات زیادی هستند و افراد برای رسیدن به اهداف خود باید به دانش حسابداری پیمانکاری تسلط داشته باشند تا در این زمینه موفق شوند.
فعالیت پیمانکار از زمان اعلام مناقصه آغاز می شود و تا زمان تحویل پروژه به آنها ادامه می یابد. در عین حال باید علم حسابداری داشته باشند تا بتوانند پروژه را پیش بینی و پیگیری کنند.
به گروهی از افرادی که برای انجام فعالیت های حقیقی یا حقوقی با دیگران قرارداد می بندند، پیمانکار می گویند که بر اساس سابقه، تعداد فعال و توانمندی های خود رتبه بندی می شوند و از طریق مناقصه کار انجام می دهند. بر اساس ابلاغیه معاونت راهبردی ریاست جمهوری، شرکت های پیمانکاری به 11 گروه تقسیم می‌شوند که بر اساس آن می توان فعالیت های صنعتی و معدنی، ساختمانی، نفت و گاز و برق، اکتشاف اراضی، حمل و نقل، راه، تاسیسات کشاورزی تجهیزات، حفاظت از آب، ارتباطات و مرمت آثار باستانی را انجام داد.
در هر عملیات پیمانکاری سه رکن اساسی وجود دارد که عبارتند از:
شخصی است که به پیمانکاری مأموریت می دهد تا عملیات خاصی را انجام دهد و جهت اجرای دقیق و نظارت بر عملکرد قرارداد از مشاوران متخصص کمک می گیرد. هر شخصی که توسط کارفرما به عنوان جانشین انتخاب شود از اختیارات کارفرما برخوردار است.
شخصی که قول می دهد تمام عملیات تعیین شده در قرارداد را تا زمان تکمیل به بهترین شکل ممکن انجام دهد. برای تسهیل کار در بخش عملیاتی، او قرارداد هایی را با پیمانکاران فرعی امضا می کند. از آنجایی که برای برخی از پروژه های ویژه یا عملیاتی، مقیاس برنامه ریزی شده برای یک پیمانکار بسیار بزرگ است که نمی توان آن ها را به سرانجام رساند، بنابراین چندین پیمانکار با تخصص های مختلف ملزم به همکاری با یکدیگر برای افزایش توان مالی و عملیاتی پروژه و افزایش ریسک های ناشی از اجرا هستند که خطرات ناشی از اجرای عملیات نیز کاهش می یابد. بنابراین گاهی با مشارکت مشترک چند شرکت دیگر یک شرکت پیمانکاری تشکیل می شود.
در واقع مهمترین قسمت کار پروژه بحث قرارداد آنهاست که از تعهدات پیمانکار و کارفرما نشات می گیرد. در قرارداد باید مشخصات هر کارفرما و پیمانکار و همچنین مدت قرارداد، موضوع و مبلغ قرارداد، تعهدات طرفین قرارداد و تاریخ اتمام پروژه ذکر شود.
مهندس مشاور به صورت ماهانه صورت وضعیت را تهیه و تایید کرده و برای کارفرما ارسال می کند. این شامل فعالیت های انجام شده و مصالح استفاده شده در کار می شود. این صورت وضعیت که در طول پروژه برای کارفرما ارسال می شود، موقت و علی الحساب بوده و با تایید کارفرما، مبلغ پس از کسر به پیمانکار پرداخت می شود. در واقع مبالغ و کسورات عبارتند از: بیمه، مالیات، پیش پرداخت و سپرده حسن عملکرد.
بر اساس بند 104 قانون مالیات های مستقیم، 3 درصد مالیات از مبلغ اعلام شده توسط کارفرما کسر می شود. مبلغ ظرف مدت سی روز به حساب سازمان مالیاتی واریز و صورتحساب به پیمانکار تحویل داده شود. کارفرما موظف است ظرف مدت سی روز از تاریخ امضای قرارداد یک نسخه از قرارداد را به اداره مالیات محل تحویل دهد. پس از بررسی قرارداد توسط سازمان مالیاتی، عملکرد پیمانکار طبق قانون مشخص می شود و پس از کسر پیش پرداخت، مابقی مبلغ به حساب سازمان مالیاتی واریز می شود. از نظر بیمه نیز طبق ماده 38 قانون تامین اجتماعی، پیمانکار موظف است 5 درصد از کل عملکرد پیمانکار را از آنچه برای پیمانکار اتفاق افتاده کسر و این مبلغ را نزد خود نگه دارد.
این مبلغ و پرداخت نهایی پیمانکار تا تسویه حساب پیمانکار صادره از سوی سازمان تامین اجتماعی حفظ خواهد شد. در قرارداد پروژه ساختمانی، حق بیمه باید به وضوح کاهش یابد. حق بیمه این قرارداد ها 6.6 درصد است که سهم پیمانکار 1.6 درصد و سهم کارفرما 5 درصد است.
مانند هر رویکرد مدیریت پروژه، اصولی وجود دارد که به شروع، برنامه ریزی، و ایجاد معیارهای حسابداری پروژه و همچنین نحوه اجرای قرارداد ها، جلوگیری از خزش دامنه و بستن پروژه ها کمک می کند. برای انجام پروژه های حسابداری هشت اصل وجود دارد که در زیر به آنها اشاره می کنیم.
1. اصل هزینه: هنگام ثبت هزینه های پروژه، از ارزش اصلی به جای ارزش تخمینی بازار استفاده کنید. آنچه باید به دست آورید هزینه ای است که خرج کرده اید، نه هزینه احتمالی.
2. اصل تطبیق: درآمد و هزینه ها باید به موقع با هزینه های مناسب مطابقت داشته باشند. در هنگام تخصیص هزینه های انجام شده در طول اجرای پروژه، دوره ای که تیم در پروژه متحمل هزینه شده به عنوان هدف استفاده می شود.
3. اصل یکپارچه سازی: پروژه های مرتبط را با هم گروه بندی کنید تا هزینه کلی پروژه را تعیین کنید. ادغام فعالیت های مالی پروژه تحت یک حساب واحد از طریق فرآیند سیستماتیک شناسایی درآمدها و هزینه ها با سایر طرف ها است.
4. اصل افشای کامل: برای دستیابی به شفافیت در امور مالی پروژه، باید تمام موارد با اهمیت را در صورت های مالی ثبت کنید. این به مسئول نگه داشتن ذینفعان پروژه کمک می کند.
5. اصل احتیاط: این اصل هنگام انجام پروژه های حسابداری ایجاب می کند که مقادیر درآمد و هزینه هایی که بیان می کنید بهترین تخمین شما از میزان درآمد یا هزینه هایی باشد که واقعاً در طول دوره پروژه اتفاق افتاده است.
6. اصل مسئولیت: اطمینان حاصل کنید که تمام هزینه های مرتبط با تعهدات پروژه آینده را تأیید می کنید. این ممکن است شامل هر گونه جریمه قراردادی و خسارات جبران شده مرتبط با نقض قرارداد باشد. به عبارت دیگر اگر این هزینه ها انجام شود شما مسئول هستید.
7. اصول کنترل: هنگام نظارت بر فعالیت های مالی پروژه، رویه ها و فرآیندها باید اعمال شود تا از انطباق با مقررات اطمینان حاصل شود. این به مدیران امکان می دهد تا هزینه های واقعی پروژه را ردیابی کنند و رویدادهای غیر تکراری را تنظیم کنند تا بودجه شما را نگه دارند.
8. اصل تخصیص منابع: این اصل اجرای پروژه حسابداری تصریح می کند که می توان منابع را به پروژه های متعدد تخصیص داد. مدیران پروژه به جای تخصیص مجدد بودجه به پروژه ها در طول زمان، در صورت وجود منفعت مالی و حداقل ریسک، همان مقدار منابع را به پروژه های مختلف تخصیص می دهند.